Rokovanje s papirjem za Alaris skeniranje dokumentov

Izkoristite prednosti napredne tehnologije Alaris skeniranje za ravnanje s papirjem, da optimizirate skeniranje dokumentov.

Zajem dokumentov je ključni prvi korak za avtomatizacijo poslovnih procesov na papirju. Alaris skenerji, ki poleg hitre in učinkovite obdelave slik ponujajo napredne zmogljivosti za ravnanje s papirjem, bistveno zmanjšajo čas, potreben za digitalizacijo dokumentov. Mnoge organizacije prezrejo ozka grla, povezana z ravnanjem s papirjem, ki upočasnijo proces zajemanja. Odstranitev nepotrebnih ročnih korakov pri pripravi dokumentov je ključnega pomena za prihranek časa in denarja ter zagotavlja neoporečno prenašanje dragocenih informacij v poslovne sisteme.

Reševanje papirnate gore z Alaris skeniranjem

Po mnenju AIIM skoraj 40 odstotkov organizacij obravnava neznan obseg informacij, ki jih je treba ohraniti zaradi politik upravljanja in pravnih ali regulativnih smernic. Ohranjanje tega je lahko izziv tudi za najbolj digitalno napredne organizacije, ki uporabljajo tehnologijo za brezhibno in hitro zajemanje in digitalizacijo poslovnih vložkov. Prekomerno zanašanje na papir skupaj z neučinkovitimi postopki za brezhibno zajemanje in digitalizacijo poslovnih vložkov ovira operativno učinkovitost, odzivnost odjemalcev in dobičkonosno rast.

V današnjem konkurenčnem gospodarstvu je za digitalno preoblikovanje potreben čas, čas pa je denar. Eden od najbolj zamudnih elementov digitalizacije je priprava dokumentov – to je prvi in ​​najpomembnejši korak v procesu serijskega skeniranja. Polovica osebja, ki sodeluje pri večini operacij skeniranja, je namenjeno pripravi dokumentov. To lahko vključuje odstranjevanje papirnih sponk in drugih vezivnih materialov. Preverjanje, ali so vsi robovi raztegnjeni; in pregledovanje solz ali drugih poškodb na straneh. Obstaja tudi zahteva za predhodno razvrščanje dokumentov, ki lahko povzročijo težave med postopkom skeniranja. Kadar skenerji ne morejo obdelovati dokumentov z mešanimi oblikami in velikostmi, mora osebje porabiti veliko časa za predhodno razvrščanje ali dodajanje korakov. To so lepljenje manjših dokumentov na A4 / pisemske liste ali rezanje daljših dokumentov za poravnavo z dokumenti A4. Pre-sortiranje je tudi rešitev za primere, ko skenerji pri obdelavi dokumentov z barvo in kontrastom mešane kakovosti ne zagotavljajo enakomernega izhoda.

Zanesljivo hranjenje

»Zanesljivo hranjenje je eden od petih najboljših meril za nakup aplikacije za skeniranje proizvodnje. Za 67% nosilcev odločanja je zanesljivo hranjenje pomembno ali zelo pomembno pri izbiri skenerja z majhno prostornino. «- Alaris je sponzoriral raziskavo globalnih uporabnikov LVP, oktober 2018

V mnogih organizacijah in v javnem sektorju se digitalizacija začne v poštnem salonu. Dohodno pošto je treba učinkovito obravnavati vsak dan, pogosto pa ima osebje časovno občutljive cilje za skeniranje dokumentov in njihovo dostopnost za obdelavo do določenega dneva. Kjer je skeniranje oddano zunanjim izvajalcem, morajo izvajalci poslovnih procesov (Business Process Outsourcers – BPO) in ponudniki storitev skeniranja izpolnjevati sporazume o ravni storitev (SLA), ki spodbujajo zahtevne cilje za prepustnost in produktivnost. Tudi pri aplikacijah za skeniranje z manjšim obsegom odjemalcev se lahko pojavijo težave s hranjenjem s papirjem, kar povzroči frustriranega referenta in nezadovoljnega kupca.

Dokumenti niso popolni

V popolnem svetu bi se vsak projekt digitalizacije začel z lepo zloženimi paketi enake velikosti in teže. V resnici pa organizacije Alaris Paper Handling vsak dan obvladujejo najrazličnejše vrste dokumentov. Vključno z dokumenti A4 / letter, A3 / tabloid in dokumenti večjih ali večjih formatov, ovojnicami, razglednicami, čeki, kuponi in osebne izkaznice. Večina proizvodnje aplikacije za skeniranje vključujejo pakete z mešanimi velikostmi, mešano kakovost papirja ali pakete, ki vključujejo zelo lahke dokumente.

Kam gredo vaši dokumenti?

Pomembno je tudi razmisliti, kaj se zgodi z dokumenti po pregledu. To določa zahteve za zlaganje izhodov.

• Scenarij 1: Papirni dokumenti se po skeniranju vrnejo v mape, zato je treba ohraniti izvirno naročilo.
• Scenarij 2: Papirni dokumenti bodo shranjeni v škatlah za arhivske namene, tako da red ni vedno kritičen. Vendar, ko je ohranjanje izvirnega vrstnega reda nujno, naslavljanje slik dovoljuje uporabo zaporednih številk za vsak skenirani dokument in vsako serijo, ki jo je treba natančno slediti s kodami obližev.
• Scenarij 3: Papirni dokumenti bodo po skeniranju uničeni, zato izhodni nalog dokumenta ni pomemben.
  Raziskava, ki jo je sponzoriral Kodak Alaris, je poudarila, da več kot 48% aplikacij za skeniranje z majhno količino proizvodnje sodi v scenarij 1, zato je vrstni red dokumentov ključnega pomena.

Zagotavljanje pravilne tehnološke izbire na začetku ima lahko daljnosežne koristi. Kot je zagotavljanje, da so funkcije za upravljanje medijev primerne za namen, zato lahko operaterji zaključijo postopek skeniranja z minimalnim naporom.

Izzivi za hranjenje papirja

Izzivi za hranjenje se eksponentno povečujejo v okoljih velikega obsega proizvodnje. Na primer, dvojni pomik (kjer se dve strani držijo skupaj) ustavi postopek Alaris skeniranja in prisili operaterja, da določi, kje je prišlo do večkratnega vnosa. Operater ponavadi izbriše delno sliko in ponovno pregleda vse vključene dokumente. Če so dokumenti med večkratnim vnosom poškodovani, lahko dodatni časovni koraki vključujejo snemanje ali lepljenje strani na drug dokument za dodatno stabilnost. Tako se postopek skeniranja za nekaj minut ustavi in ima velik negativen vpliv na produktivnost.

Gladek pretok papirja z Alaris skeniranjem

Pot papirja je pomemben del zasnove optičnega bralnika. Vodilni proizvajalci veliko pozornosti in tehničnega znanja usmerjajo v razvoj najboljše razpoložljive tehnologije za hranjenje papirja. Oblikovanje mora upoštevati vrsto vrst dokumentov, ki jih je treba obravnavati. To pogosto zahteva kompromise, saj širina poti papirja vpliva na kakovost slike, odvisno od vrste dokumenta. Obstajajo preprosti, a bistveni vidiki oblikovanja, kot je zagotavljanje, da na poti papirja ni nobenih točk ulova, kjer se lahko strani zataknejo. Koncept „vodnega slapa“ je pomemben za zagotovitev, da papir teče gladko.

Posredovanje operaterja

Za vhodne pladnje za optični bralnik se zahteve glede velikosti in zasnove razlikujejo glede na potrebe postopka skeniranja. Upravljavci imajo raje vhodni pladenj. Ta se ujema z velikostmi serije, ki se razlikujejo glede na poslovno aplikacijo in v manjši meri na posamezne operativne zahteve organizacije.
Prav tako je ključ za zagotovitev, da je vhodni pladenj sposoben obdelati dolge dokumente brez poseganja operaterja.

Zviševanje produktivnosti

Uporabniki visoko zmogljivih optičnih bralnikov z velikimi vhodnimi pladnji lahko izkoristijo avtomatsko obliko dvigala. Opremljena je z različnimi nizi dokumentov, kot so listi 25, 100, 250, 500 ali 750. Ko je vhodno dvigalo nastavljeno na položaj podajalnika dokumentov, bo ostalo v najvišjem položaju. Ko je nastavljen tako, da sprejme določeno število strani, se bo samodejno dvignil za vnos dokumentov in se bo zmanjšal, ko bo podan zadnji dokument v skladu. To prihrani dragoceni čas pri nalaganju in preklapljanju paketov.

Tehnologija aktivnega podajanja

Active FeedFor skeniranje projektov, ki vključujejo kup dokumentnih nizov,  so še posebej pogosti v aplikacijah. Ti vključujejo mešane dokumente paketov, operater mora uskladiti vse strani, preden jih je mogoče napajati. To je pomembno za nadzor poševnosti dokumentov, ko vstopijo v transport, da se izognete obrezanim vogalom. Zasnova registracijskih vrat podpira poravnavo šarže. Alaris skeniranje je optimiziral obliko tako, da se nahaja na dnu in se raztegne.

Pri operaciji skeniranja produkcijskega tipa se to pogosto izvaja z napravo za tek, ki zahteva dodaten korak v postopku. Napredna tehnologija, kot je Alaris Active Feed Technology, ki je bila predstavljena s skenerji Alaris S2000 Serije, optimizira zmogljivost hranjenja. Na ta način olajša pripravo skeniranja, s čimer se odpravi zahteva po popolnem nalaganju dokumentov v podajalnik dokumentov. Active Feed Technology teče po straneh in jih poravna za skeniranje brez napak. Kupce majhnih dokumentov lahko pulzirate za optimalno hranjenje. To znatno zmanjša napačno vstavljanje in slabo poravnavo – kar zahteva časovno intenzivno ročno delo za ponovno skeniranje dokumentov.

Alaris skeniranje – preprečevanje izgube kritičnih podatkov

Tako za operaterje Alaris skeniranja kot za delavce, ki se ukvarjajo z znanjem, je hitrost bistvenega pomena. Maksimiziranje urnega in dnevnega pretoka v proizvodnem okolju je še posebej kritično. Vsaka zamuda lahko vpliva na učinkovitost, produktivnost in donosnost. Zastoji papirja ustavijo postopek skeniranja. In uporabnikom prinašajo dragoceno časovno odpravljanje zastojev in ugotovitev, kateri dokumenti so bili in niso bili skenirani. To lahko resno vpliva na zmožnost izpolnjevanja pogodb o kupcih in internih SLA.

Alaris napredno rokovanje z papirjem interaktivno zaznava več vnosov, ki je edinstveno za Alarisove proizvodne skenerje. Takoj zazna večstranski ali večplastni dokument, kot je list papirja z lepljivim napisom. Alaris je dvignil palico za zaznavanje večkratnega podajanja z vgrajenimi ultrazvočnimi senzorji, ki uporabljajo več mikrofonov za poslušanje listov, ki se začnejo rušiti. Dokumenti, ki sprožijo opozorilo, se potisnejo na izhodno pot optičnega bralnika. Ti pa s tem ne ustavijo postopka skeniranja, operater pa se lahko nato odloči, ali bo sprejel, prezrl ali ponovno optično prebral slike.

Poleg tega ta funkcionalnost Alaris operaterjem omogoča, da preskočijo vse, kar bi bilo registrirano kot večnavežni vir. Da se omogoči skeniranje elementov, kot so ovojnice, poleg drugih dokumentov. To zagotavlja, da v procesu optičnega branja nobena stran ni zamujena in preprečuje izgubo kritičnih podatkov.

Inteligentna zaščita dokumentov

Najboljši pristop pri obravnavanju problematike hranjenja s papirjem je proaktivno prepoznavanje in obravnavanje teh problemov. Raziskovalna in razvojna skupina podjetja Alaris je razvila drugo lastniško tehnologijo, imenovano inteligentna zaščita dokumentov. Ta se brani pred poškodovanimi dokumenti in izgubljenimi podatki za izboljšanje učinkovitosti brez kompromisov pri nadzoru kakovosti.
Inteligentna zaščita dokumentov nadzoruje stanje papirja, ki ga optično prebere, z uporabo ultrazvočnih senzorjev. Te »poslušajo« težave in opozorijo uporabnika, preden pride do zastojev ali napačnega vnosa. Takoj ustavi proces skeniranja ob prvi indikaciji poškodbe dokumenta, tako da lahko uporabniki ohranijo dokument in informacije, ki jih vsebuje. Ta funkcija zazna tudi sponke, ki so bile zamudene v postopku priprave pred skeniranjem.

Zbiranje dokumentov in zlaganje

Kot smo že omenili, so zahteve za zlaganje izhodov odvisne od ravnanja s papirnimi dokumenti po postopku Alaris skeniranja. Za primere, ko je treba dokumente ponovno sestaviti v istem vrstnem redu ali celo prestaviti nazaj v registratorje, imajo pomemben pomen red in kakovost zlaganja.
Če se skenirajo šarže mešane velikosti in zlasti tiste, ki vključujejo lahke dokumente, to predstavlja velik izziv. Lahko povzroči, da operaterji nepotrebno porabijo čas po skeniranju, ki se ukvarja z neurejenimi izhodnimi skladi. Vrstni red dokumentov je mogoče zlahka pomešati, zaradi česar je težko najti določene dokumente. Ki jih je treba najti ali povzročiti težave v okolju BPO, kjer je treba originale pogosto vrniti stranki.
Alaris skeniranje ponuja vodilno tehnologijo za nadzorovano zlaganje izhodov na Kodakove proizvodne skenerje in Alaris S2000 Series. Kar zmanjšuje čas in trud s tem, da papir položi v izhodni pladenj.

Večja produktivnost se začne s pametnejšim sortiranjem

Večina velikih optičnih bralnikov z možnostjo razvrščanja zahteva lastniško programsko opremo. Alaris je skenerje i5650S in i5850S ​​zasnoval tako, da omogoča večino razvrščanja prek standardnih gonilnikov, kot sta TWAIN in ISIS. Zaradi tega je operaterjem veliko lažje priti na naslednjo raven produktivnosti, ne da bi se morali učiti popolnoma novega sistema.
Alarisovi proizvodni skenerji ponujajo sortiranje s tremi žepi, ki so namenjeni ekstremnim zahtevam skeniranja Service Bureaus, BPO in korporativnih poštnih sob. Kombiniranje pametnega razvrščanja z visoko hitrostjo pretoka in vrhunsko kakovostjo slike vodi do povečane produktivnosti in bistveno nižjih stroškov zajemanja dokumentov.
V nekaterih aplikacijah v bančnem in zavarovalniškem sektorju je treba izvirne dokumente, kot je dokazilo o identifikaciji, vrniti stranki po digitalizaciji. Kar pomeni, da morajo operaterji pred začetkom skeniranja skrbno pripraviti dokumente, nato pa jih ločiti, ko je skeniranje končano. Ta ročni postopek je lahko nagnjen k napakam, delovno intenzivnim in dragim.

Skenerji i5650S in i5850S

Skenerji i5650S in i5850S poenostavita postopek z zmanjšanjem količine ročnega dela. S funkcijo prepoznavanja obližev za ločevanje paketov dokumentov so listi za ponovno uporabo, ki jih je mogoče večkrat uporabiti, ločeni. Odprejo se na zadnji izhodni pladenj, medtem ko se izvirni dokumenti stranke samodejno ločijo in oddajajo v pladenj za izjeme na sprednji strani skenerja. Z avtomatiziranimi možnostmi razvrščanja, ki jih ti skenerji zagotavljajo, se lahko listi za ločevanje uporabljajo večkrat. Ponudnikom storitev Alaris skeniranja ni več treba vsako leto zavreči na milijone ločilnih listov. Sposobnost ponovne uporabe ločevalnih listov zagotavlja znatne prihranke pri stroških in zmanjšuje odtis odpadkov.

Optimizirajte skeniranje potnih listov

Alaris skeniranje potnih listov za mnoge operaterje skenerjev povzroča glavobol. Potni list je običajno treba vstaviti v rokav ali potisniti (prisilno) v samodejni podajalnik dokumentov (ADF). Optični bralniki serije Alaris S2000 delujejo z Alaris Passport Flatbed Accessory, ki je prikladen za skeniranje za izjemno enostavno uporabo. Operaterji lahko skenirajo majhne ali občutljive dokumente in opravijo skeniranje strani s fotografijami za potni list v manj kot dveh sekundah brez nevarnosti poškodbe potnega lista.

Zaključek

Napredne zmožnosti ravnanja s papirjem lahko zahtevajo veliko kompleksnosti in ročnega poseganja iz procesa skeniranja. Alaris skeniranje ponuja najboljšo tehnologijo v razredu za rokovanje in hranjenje mešanih serij brez povzročanja zastojev papirja, zlasti za serije, ki vključujejo mešanico oblik in velikosti dokumentov ter dokumentov, od tanke do debele.

• Skenerji podjetja Alaris ponujajo inovativen C-oblikovan transport, ki je bil optimiziran za zemljepisno širino in papir, da se zagotovi lep in širok razpon velikosti in debeline papirja.
• Tehnologija Active Feed zagotavlja, da se papirni dokumenti hranijo gladko in učinkovito.
• Nadzorovano zlaganje izhoda zagotavlja, da so dokumenti v izhodnem pladnju lepo zloženi v pravilnem vrstnem redu.
• Inteligentna zaščita dokumentov zagotavlja, da se večkratnim vnosom in zastojem papirja prepreči ali odkrije, preden se zgodijo, kar prinaša znatne koristi za produktivnost.
• Če pride do večkratnega vnosa, na primer, ko na dokumentu ostane obvestilo, Alarisova interaktivna večnamenska tehnologija zagotavlja, da ta dogodek minimalno vpliva na produktivnost.
• Partnerji in stranke potrjujejo, da so zmogljivosti za obdelavo papirja podjetja Alaris pomembna konkurenčna prednost, skupaj z vodilnimi zmogljivostmi za obdelavo slik.