Digitalizacija vhodne tiskane pošte

Digitalizacija vhodne tiskane pošte je aplikacija, ki samodejno procesira prejeto pošto. Z uporabo skeniranih dokumentov in programov za zajemanje dokumentov lahko podjetja digitalizirajo prejeto pošto ter samodejno razvrščajo in razpošiljajo dokumente po elektronski poti znotraj podjetja. Vsa tiskana besedila in elektronska pošta (e-mail) se lahko upravlja z istim postopkom. Tako lahko podjetjem omogočimo, da standardizirajo svojo distribucijo pošte v skladu s pravili podjetja.
Veliko podjetij je prepričanih, da morajo po zakonu arhivirati dokumente (kot so računi ali pogodbe) v tiskani obliki za določeno časovno obdobje. Po zadnji raziskavi pri AIIM je zakonsko sprejetje skeniranih dokumentov še vedno problem v več kot četrtini podjetij. Dejstvo pa je, da pravila veljajo le za majhno število dokumentov. Večina digitaliziranih dokumentov je danes sprejemljiva tudi na sodišču. Novi britanski standard, BS 10008 »Dokazna teža in zakonsko sprejeti elektronski podatki«, govori podrobneje o tem. Naša kultura z »izogibanjem tveganj za vsako ceno« je tisto, kar terja podjetja, da vsakodnevno tiskajo in arhivirajo na tisoče dokumentov. V Sloveniji sodišča kot dokazno gradivo sprejemajo dokumente dostavljene v elektronski obliki, kar dokazujejo tudi številne zavarovalnice in banke, ki po skeniranju dokumentov, pogodb in potrdil le te izročijo v uničenje. Nekatera podjetja pa gredo še dlje in se dokumenti podpisujejo elektronsko npr. s podpisnimi tablicami in samo skeniranje podpisanih dokumentov ni več potrebno (MJU, Telekom Slovenije, Simobil, Mestna Knjižnica Ljubljana, …)

Tehnologije, ki se skrivajo za skeniranjem tiskane pošte

Zajemanje dokumentov
»Zajemanje dokumentov« pomeni skeniranje tiskanih dokumentov tako, da jih lahko arhiviramo in ponovno pridobimo v obliki slike. Predstavlja najbolj razširjeno tehnologijo skeniranja, ki jo danes uporabljajo podjetja. Izboljšave v programski opremi nam zdaj omogočajo zajemanje tiskanih dokumentov, medtem ko uvažamo elektronsko datoteko in jo skupaj procesiramo skozi enako platformo. Prejete tiskane dokumente kot tudi elektronsko pošto lahko sedaj arhivirate kar skupaj, v istem skladišču. Še ena velika sprememba je zmožnost skeniranja dokumentov iz oddaljenih lokacij, ki jih lahko pridobimo preko internetne povezave. Poznano je kot distribucijsko zajemanje in prihrani veliko stroškov tistim podjetjem, ki imajo številne poslovalnice ali mobilne zaposlene.
 
Zajemanje podatkov
Prvotno so bile tehnologije za procesiranje oblik zmožne narediti le izvleček in potrditi podatke iz strukturiranih dokumentov kot so to administrativne oblike. Izboljšave v OCR tehnologiji nam zdaj omogočajo avtomatične izvlečke vseh dokumentov od pol-strukturiranih dokumentov (npr. računi). Tehnična kratica je IDC, ki pomeni Intelligent Document Capture (Pametno zajemanje dokumentov). Popolnoma nestrukturirane dokumente (npr. zakonske pogodbe, dopis strank in poštna korespondenca stranke) še vedno ni mogoče določiti in pridobiti vseh informacij. Vendar je tehnologija napredovala dovolj, da lahko prepoznajo format dokumenta in samodejno izvlečejo ključne informacije. Le-te se lahko uporabijo za razvrščanje dokumentov in/ali zapisovanje dokumenta do primernega oddelka ali prejemnika.
 
Razvrstitev dokumentov
Programska oprema z grafičnim pristopom lahko analizira in razvršča različne strukturirane ali pol-strukturirane dokumente in tako razvije knjižnico predlog. Z uporabo samodejno ustvarjene knjižnice predlog lahko nato programska oprema prepozna ali izvleče podatke iz skeniranih dokumentov v enem zamahu. Omenjen pristop razvrščanja t.i. slik v kombinaciji s celovito analizo dokumenta (zasnovan na iskanju ključnih besed) predstavljajo temelj v tehnologijah, ki se uporabljajo danes za procesiranje pol-strukturiranih ali nestrukturiranih dokumentov. Pred skeniranjem ni več potrebno ročno razvrščanje dokumentov, saj sedanja inovativna tehnologija omogoča samodejno klasifikacijo. Posledično lahko tista podjetja, ki prejemajo ogromne količine pošte, vsako leto bistveno zmanjšajo svoje stroške.
 
Delovni tok
Delovni tok prijav omogoča kroženje elektronskih dokumentov in informacij znotraj podjetja. Podjetja morebiti morajo upravljati z zapletenimi kompleksnimi procesi povezanim s številnimi lokacijami zaradi globalnosti samega podjetja.
Povečan pomen varnosti prav tako predstavlja ključen izziv. Eden izmed ključnih tehnoloških napredkov je razvijanje doslednega procesa in delovnega toka v podjetjih. S tem se izognemo organizacijskim spremembam pri implementaciji teh orodij. Čeprav postaja organizacija v podjetjih vedno bolj kompleksna, so programske rešitve implementacij in internetnih povezavah vse bolj enostavne.
 
Arhiviranje
Dandanes morajo podjetja arhivirati veliko količino dokumentov. Ravno zato je izredno pomembno, da dokumente hitro in varno shranimo ter jih prav tako hitro pridobimo preko internetne povezave. Dokumente lahko ponavadi arhiviramo na podlagi različnih elektronskih shranjevalnikov in enostavno pridobimo preko spletne povezave. Danes na trgu obstajajo številne rešitve za arhiviranje. Nekatere se pojavijo kot ECM komponente ali kot rešitev za upravljanje z dokumenti, spet druga kot samostojni standardni sistem posebej zasnovan za velike količine in hitro arhiviranje dokumentov.
 
Upravljanje z dokumenti in vsebino
Dokument je lahko slika, shranjena datoteka v tiff, gif oz. jpg elektronskem formatu, MS Office datoteka ali pa PDF datoteka (Acrobat format). Vsebina ponavadi vključuje vse naštete oblike z informacijami vred. Pojavi se lahko tudi kot elektronska datoteka (elektronska pošta in spletne strani). Rešitve upravljalnih vsebin potrebujejo back-end skladišče ali podatkovno zbirko (npr. Oracle ali MS SQL Server) za shranjevanje datotek in pridobivanje podatkov. V zadnjem desetletju so omenjene programske rešitve imele korist od XML univerzalnega standarda, ki se je uporabljal za razvrščanje, shranjevanje in dostopanje datotek do in od kateregakoli skladišča. Sistemi za upravljanje z vsebino namreč upravljajo z bolj kompleksnimi in administrativnimi ter dostopnimi pravili, ki so povezani s količino datotek in datotečnih formatov.
 
Razvoj strojne opreme
Obseg strojne opreme, ki zmore spremeniti tiskani dokument v digitalno sliko, je izrazito narasel v zadnjih desetih letih. Čeprav so sedaj profesionalni skenerji in večfunkcijske naprave (MFP) dosegljive po ugodni ceni in zelo primerne za manjše pisarne ali oddelke, je potreba po hitrosti in velikih količinah skeniranih dokumentov še vedno izrazita. Hitrost, zanesljivost in povečana funkcionalnost teh skenerjev vam lahko izrazito in dolgoročno prihrani čas ter denar.
Danes je možno naenkrat skenirati dokumente v različnih dimenzijah, velikostih in formatih. Prav tako lahko dokumente barvno skeniramo, jih fizično razvrstimo ter jih med skeniranjem beremo z uporabo OCR kode ali črtne kode. Hitrost procesiranja je prav tako izrazito narasla. Nenehen razvoj ter že obstoječe naprave, ki so sposobne celovitega samodejnega procesiranja pošte (odpiranja kuvert, odstranjevanja sponk, skeniranja, razvrščanja) igrajo izredno pomembno vlogo v razvoju velikih količin procesiranja papirja, kakršno je poštno procesiranje.
Naslednji korak podjetij je racionalizacija njihovih poštnih procesov. Pomembno je, da ostanejo dosledni s svojo organizacijsko strukturo, kolikor je le to mogoče. Pri tem govorimo o izbiranju med implementacijo osrednjega skeniranja tiskane pošte in implementacijo decentraliziranega poštnega skeniranje ali pa kar kombinacija obeh.
 

Razlogi za implementacijo procesa digitalizacije vhodne tiskane pošte

Prostor v elektronski pošti narašča izjemno hitro, spodbuja ga širjenje podjetja in mobilna delovna sila. Kot primer so srednje velika podjetja, kjer se mesečno procesira 100.000 besedil in storitev v več kot 200 oddelkih. Korporativni shranjevalnik tiskane pošte, osrednja povezava v korporativnem informacijskem sistemu, se bori z upravljanjem velikega priliva tiskane pošte. Medtem pa današnja podjetja zahtevajo hitro in natančno informacijo; ameriška podjetja porabijo več kot 300 milijard funtov letno za pretvorbo vsakodnevno prejetih dokumentov v uporabno podatkovno zbirko, ki jo lahko uporabijo za vodenje podjetja.
Potreba po korporativnih predpisih in odgovornostjo je prisilila večje korporacije, da so na veliko investirale v informacijsko podporo, sisteme za shranjevanje in v skladne rešitve. Nekateri korporativni shranjevalniki tiskane pošte so imeli korist od hitrostno razvitih avtomatiziranih naprav, ki so bila zasnovana za učinkovito premikanje fizičnih besedil skozi sistem. Vendar so izzivi zastrašujoči, saj večina shranjevalnikov tiskane pošte uporablja vizualno identifikacijo in ročno razvrščanje za vsak posamezen dokument.
Z digitaliziranjem poštnega sprejemanja in z dinamično prikazanim seznamom dokumentov lahko podjetja dosežejo nadzor nad svojimi notranjim procesom elektronske pošte (nič več slabše storilnosti, nadzora v različnih dokumentih in izgube dragocene pošte). Poleg tega bodo lahko tudi združevali elektronski format (e-mail, fax) skupaj z ostalim pretokom dokumentov. Digitalni shranjevalnik tiskane pošte je zasnovan kot osrednja platforma za zbiranje informacij, ki v podjetja vnese več racionalnosti pri procesiranju pošte, izrazito poveča produktivnost ternudi podporo uporabnikom.

 

1. Hitrejši in kvalitetnejši proces odločanja
Največja prednost pri prejeti tiskani pošti pretvorjeni v digitalne sliko je hitrejši in kvalitetnejši proces odločanja. Čeprav mogoče težko izmerimo, koliko bi pravzaprav privarčevali, pa je vendar razlika očitna. Digitalizacija tiskane pošte in elektronska distribucija dopuščajo, da uporabniki takoj prejmejo obvestilo, ko je dokument dostavljen v podjetju. Zaposleni lahko dostopajo do pretvorjenih slik v rekordnem času, ne glede na to, kje so dokumente fizično pridobili. Odvisno od stopnje nujnosti, lahko datoteke hitro procesiramo. Tako digitalizirana pošta olajša tako izmenjavo podatkov, kot tudi usklajevanje med zaposlenimi glede istega dokumenta. Proces odločanja postane hitrejši in bolj natančen.
 
2. Racionalizacija kroženja informacij
Skenirani dokumenti v elektronski obliki pomagajo podjetjem racionalizirati njihove procese. Podjetjem namreč omogočajo, da zmanjšajo stroške povezane s ponovnim pošiljanjem dokumentov med stranmi.
 
3. Zmanjševanje stroškov za papir
Stroški shranjevalnikov tiskane pošte ne samo da vključujejo stroške zaposlenih, ki so vključeni v distribucijo pisem, ampak tudi stroške povezane s ponovnim pošiljanjem, izgubo ali propadanjem dokumentov. Implementacija skeniranja tiskane pošte neposredno vpliva na vse omenjene stroške in postane ključni element konkurenčnosti samega podjetja. Ostali stroški za papir so povezani s fizičnim skladiščenjem dokumentov. Spodbujanje zaposlenih »naj delajo brez papirjev« bo kmalu vodilo k zmanjšanju stroškov čezmernega tiskanja in kopiranja dokumentov. Namen ni, da prepovemo papir na delu, ampak da postavimo novo koherentno in varno razporeditev, ki bo omogočila učinkovito in hitro upravljanje s papirji.
 
4. Zagotavljanje zapisovanja podatkov
V skladu s predpisi je zagotavljanje prejetih poštnih zapisov postalo nujno potrebno v večini podjetij. Prej, ko dokument pretvorimo v slikovno datoteko, bolj verodostojno ga lahko najdemo skozi njegov življenjski cikel. Še več, skeniran dokument postane dostopen za vse pooblaščene uporabnike (v obliki pdf, tiff ali jpeg datoteke). Ustvarjena datoteka vsebuje več kot le sliko. Zapiše tudi več dokumentov v arhivirano podatkovno zbirko in zabeleži vsa dejanja, ki so jih opravili zaposleni odgovorni za to datoteko. Zavarovani proces zagotavlja avtentičnost in integriteto dokumenta, ki pa je v skladu z načeli upravljanja z zapisi.
 
5. Izboljšanje storitve uporabnikom
Elektronsko upravljanje prejete pošte izboljša ravnanje z dokumenti znotraj podjetij in agencij, ki so umerjeni v storitve. Poveča se kakovost storitev, ki jo ponujamo uporabnikom. Zaposleni lahko namreč takoj dostopajo do uporabnikove datoteke in hitro odgovorijo na njihova vprašanja. Temelj večine podjetij pa je izboljšati storitve uporabnikom.
Ta stran uporablja piškotke. Z nadaljevanjem uporabe te strani soglašate z uporabo piškotkov. Več o piškotkih
X